1.5.2011 voimaan tulevassa Terveydenhuoltolaissa säädetään, että saman sairaanhoitopiirin alueella toimivien perusterveydenhuollon (terveyskeskusten) ja erikoissairaanhoidon (keskussai­raalan) sähköiset potilasrekisterit ja potilasasiakirja-arkistot muodostavat yhteisen potilastietore­kisterin. Potilastiedot voivat olla paperilla tai tietojärjestelmissä ja käyttö voi kohdistua myös en­nen 1.5.2011 syntyneisiin tietoihin.  Terveyskeskuksen järjestämän työterveyshuollon potilasasia­kirjat ovat osa yhteistä potilasrekisteriä.

Työntekijän velvollisuus antaa tietoja
Työntekijän on pyynnöstä annettava Työplussan työterveyshuollon ammattihenkilöstölle tiedot havaitsemistaan terveyden vaaraa aiheuttavista tekijöistä työpaikallaan. Tämä koskee vain tietoja, joilla on merkitystä työntekijän terveydelle tai työpaikan olojen terveellisyyden kehittämiselle.

Työnantajan velvollisuus antaa tietoja
Työnantajan tulee antaa Työplussan työterveyshuollon ammattihenkilöstölle tietoja työstä, työjärjestelyistä, ammattitaudeista, työtapaturmista, henkilöstöstä, työpaikan olosuhteista ja niiden muutoksista sekä muista niihin verrattavista tekijöistä tietoja, jotka ovat tarpeen työntekijöille työstä aiheutuvan terveydellisen vaaran tai haitan arvioimiseksi tai ehkäisemiseksi.

Työnantaja saa luovuttaa Työplussalle työterveyshuollon toteuttamista varten työntekijän työnantajalle luovuttaman työkykyään koskevan lääkärintodistuksen tai –lausunnon, jollei työntekijä ole kieltänyt luovuttamista.

Työplussan neuvonta- , ohjaus- ja tietojenantovelvollisuus
Työplussan työterveyshuollon ammattihenkilöstön on annettava potilaalle ja työnantajalle tarpeellisia tietoja työssä ja työpaikan olosuhteissa esiintyvistä terveyden vaaroista ja haitoista sekä niiden torjuntakeinoista. Potilaalle on annettava tietoa terveystarkastuksen tarkoituksesta, tuloksista ja tulkinnoista sekä muista Työplussan tarjoamista palveluista.

Työterveyslääkäri saa salassapidon estämättä antaa tietoja toiselle työterveyshuoltopalveluja tarjoavalle tuottajalle terveydellisen vaaran seurantaa varten tämän pyynnöstä tiedot sellaisen potilaana olleen työntekijän terveystarkastuksista, joka on työskennellyt erityisen sairastumisen vaaraa aiheuttavassa työssä ja joka on siirtynyt vastaavalla tavalla vaaralliseen työhön sen työnantajan palvelukseen, jonka työterveyshuollosta tietoa pyytävä työterveyshuollon palvelujen tuottaja vastaa.

Työnantajalla, työsuojelutoimikunnalla ja työsuojeluvaltuutetuilla on oikeus saada työterveyslääkäreiltä sellaisia tietoja, joilla voidaan edistää ja kehittää työpaikan olosuhteita. Työsuojelun valvontalain (131/73 & 1037/93) nojalla työterveyslääkärin on ilmoitettava ammattitaudista tai muusta työstä johtuvasta sairaalloisesta tilasta työsuojelun piiriviranomaisille.

Työplus antaa työnantajan pyynnöstä (Laki yksityisyyden suojasta työelämässä 162/2003) työntekijälle henkilö- tai soveltuvuusarvioinnissa työterveyslääkärin kirjallisen lausunnon, jonka työntekijä toimittaa työnantajalle. Työnantajalla on oltava kirjallinen päihdeohjelma, joka voi olla osa työterveyshuollon toimintasuunnitelmaa. Työnhakuvaiheessa työnantaja voi pyytää todistusta huumausainetestistä tehtävään valitulta henkilöltä vain tietyin edellytyksin. Työsuhteen aikana työntekijä on velvollinen esittämään todistuksen huumausainetestistä, kun on perusteltua aihetta epäillä, että työntekijä on huumeiden vaikutuksen alaisena työssä tai työnantajalla on perusteltu epäilys, että työntekijällä on riippuvuus huumeista. Huumausainetestejä tehtäessä Työplus käyttää Keski-pohjanmaan keskussairaalan laboratorion testausmenetelmiä ja niiden suorittajat ovat terveydenhuoltohenkilöstöä. Huumausainetestien suorittamisesta aiheutuvia kustannuksia ei korvata työterveyshuoltokuluina työnantajalle.

Potilaan oikeus hyvään terveyden- ja sairaanhoitoon sekä siihen liittyvään kohteluun
Terveystarkastuksissa ja vastaanotoilla kerätään vain työterveyshuollon kannalta tarpeellista tietoa, joiden tulee olla virheettömiä. Mahdolliset virheet tulee korjata ja merkitä selkeästi virheellisiksi ja mistä syystä teksti on virheellinen. Virheellinen teksti siirretään taustatietoihin. Korjauksen tekijän nimi ja päiväys on nähtävissä. Asiakirjojen sisällön tulee olla asiallista. Sanamuotojen harkinta on erityisen tärkeää käsiteltäessä psyykkisiä ongelmatilanteita tai työyhteisöjen ristiriitoja. Potilasasiakirjoihin ei tule merkitä muiden henkilöiden nimiä eikä työnantajan yrityksen salassa pidettäviä tietoja. Muita arkaluonteisia asioita kuin terveydentilaa ja sairautta koskevia tietoja saa merkitä potilaskirjoihin ilman potilaan suostumusta ainoastaan, jos ne ovat välttämättömiä neuvonnan tai hoidon kannalta. Arkaluonteisia asioita ovat mm. rotua, yhteiskunnallista, poliittista tai uskonnollista vakaumusta, rikollista tekoa, rikoksen seuraamusta, vammaisuutta, seksuaalista käyttäytymistä ja sosiaalihuollon palveluita koskevat tiedot.

Potilaan antamien tietojen, paitsi lakisääteisten, tulee olla vapaaehtoista. Vapaaehtoisuus merkitsee sitä, että antaessaan suostumuksensa työntekijät tietävät myös seurauksista, joita osallistumisesta esim. terveystarkastuksiin tai tyky-ohjelmiin saattaa olla.

Potilaan tulee tietää, mitä tietoja kerätään ja mihin tarkoitukseen niitä käytetään ja kuinka kauan niitä säilytetään ja ketkä pääsevät käsiksi tietoihin. Työplussassa potilastietoja pääsee tarkastelemaan vain työterveyshuollon henkilöstö. Effica- tietojärjestelmässä, joka on yhteinen terveyskeskuksen sisällä, terveyskeskuksen henkilöstö ei voi tarkastella työterveyshuollon asiakasvastaanoton sivuja. Potilastiedostossa käynnistä jää aina jälki, nimi ja päivämäärä, kuka on tarkastellut tietoja.

Potilaan oikeus päästä hoitoon
Potilaalla on mahdollisuus saada arvio hoidontarpeestaan arkipäivisin saman päivän aikana klo 8-15.30 välisenä aikana. Hoidontarpeen arvioinnin voi tehdä työterveyslääkäri tai työterveyshoitaja. Jatkohoito tai hoitoonohjaus tapahtuu hoidonarvion pohjalta. Työterveyslääkärin vastaanotolle pääsee kiireellisissä tapauksissa kolmen päivän sisällä (ruuhkatilanteissa voidaan ohjata terveyskeskuksen päivystykseen). Kiireettömissä tapauksissa lääkärin vastaanotolle pääsee kolmen viikon sisällä sekä terveystarkastuksiin työterveyshoitajalle 2 viikon sisällä ja työterveyslääkärille työterveyshoitajan arvion mukaan. Puhelinterveydenhoitajalta mahdollisuus saada hoito-ohjeita ja hoidontarpeen arviointia puhelimitse ma-pe klo 8-14.30.

Potilaan tiedonsaantioikeus ja luovutus
Potilasasiakirjoilla tarkoitetaan Työplussassa hoidon järjestämisestä ja toteuttamisessa käytettäviä, laadittuja tai saapuneita asiakirjoja taikka teknisiä tallenteita, jotka sisältävät terveydentilaa koskevia tai muita henkilökohtaisia tietoja.

Todistus todetusta työkyvyttömyydestä tai käynnistä Työplussassa annetaan asianosaiselle itselleen, jonka hän itse toimittaa työnantajalleen. Työplussasta ei toimiteta ko todistuksia suoraan työnantajalle tai esimiehille. Tietojen antamiseen sivullisille tarvitaan aina tutkittavan suostumus. Suostumuksen tulee olla kirjallinen.

Potilas saa tutustua omiin potilaspapereihinsa yhdessä työterveyshuollon ammattihenkilöstön kanssa. Kopiot potilaspapereista toimitetaan työterveyslääkärin luvalla kolmen arkipäivän kuluessa. Kopiot potilasasiapapereista potilas noutaa itse työterveyshuollon kansliasta tai paperit postitetaan tarvittaessa hänen kotiosoitteeseensa.

Potilaan oikeus tulla ohjatuksi potilasasiamiehelle
Työplussan aulassa on yhteystiedot potilasasiamiehelle.

Potilaan tietojen salassapito
Työplussassa ohjeistetaan perehdytyspassissa tietojen salassapitoon uusia työntekijöitä. Salassapitovelvollisuus säilyy palvelusuhteen päättymisen jälkeenkin. Terveystietojen käsittelyä koskevat säännöt ovat kaikkien tiedossa ja saatavilla toimintakäsikirjasta. Sairaslomatodistukset ja reseptit siirtyvät ao. myöntäjältä työterveyshuollon kansliaan, jossa henkilökunta siirtää ne välittömästi kansioon, joten sivulliset eivät voi nähdä myönnettyjä sairauslomatodistuksia tai kirjoitettuja reseptejä. Resepti ja sairauslomatodistus kansioita käsittelevät vain henkilökunta. Henkilökunnan poissa ollessa kanslia on lukittu. Potilasasiakirjat säilytetään lukitussa paloturvallisessa arkistossa.

Ilman potilaan suostumusta saa työnantajalle ilmoittaa vain poissaoloajan pituuden ja sen, että poissaolo johtuu sairaudesta.

Yksityiskohtaisia tietoja työntekijän terveydentilasta ei saa luovuttaa ilman asianosaisen suostumusta työnantajalle eikä työsuojeluorganisaatiolle. Tietoja on annettava työnantajalle siten, ettei työntekijän tai hänen perheensä yksityisasioita luvattomasti paljasteta.

Terveystarkastusten tuloksista työnantajalle ilmoitetaan vain sopiva/sopimaton/ ei voida arvioida tai sopiva tietyillä ehdoilla. Työterveyshuolto ei ilmaise potilaan yksityiskohtaisia tietoja terveydentilasta. Toimivampi ratkaisu on päästä keskustelemaan työnantajan kanssa niin, että asianomainen on itse mukana. Erityisesti näissä työnantajan kanssa pidettävissä neuvotteluissa on huolellisesti varottava ilmaisemasta tai epäsuorasti vahvistamasta salassa pidettäviä asioita.

Laissa on säädetty erikseen oikeus potilastietojen saantiin, jolloin ei tarvita erikseen kirjallista suostumusta potilaalta:
• Terveydenhuollon oikeusturvakeskuksella
• Potilasvakuutuskeskuksella
• Tietosuojaviranomaisilla
• Kela
• Sairaskassa
• Sairausvakuutuslain mukaisella valitusviranomaisella
• Eläkevakuutusyhtiöillä ja –laitoksilla
• Tapaturmavakuutuslaitoksilla ja tapaturmavakuutuslaissa tarkoitetulla muutoksenhakuviranomaisella
• Työterveyslaitos
• Sosiaali- ja terveysministeriö

Luovutettaessa potilastietoja on huolehdittava siitä, että luovutetaan vain kussakin tilanteessa tarpeellisia tietoja. Tietojen luovuttamisesta päättää potilasta hoitanut työterveyslääkäri. Tiedot siirretään vain paperilla postin kautta. Potilaan siirtyessä toiseen työterveyshuoltoon on hänen toimitettava kirjallinen pyyntö potilastietojen siirtoa varten tai annettava suullinen lupa, joka merkitään potilasasiakirjoihin. Suullinen suostumus riittää silloin, kun kysymys on potilaan jatkohoidosta.

Työterveyshuoltolaki (1383/2001) Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992) Yksityisyyden suoja työelämässä (477/2001& 162/2003) Laki yleisten asiakirjojen julkisuudesta (83/51)